Amber Case, Medium, diciembre 2023
Monsieur Hulot se encuentra con una cultura de oficina masiva en la película Playtime de Jacques Tatit de 1967
Amber Case es autora de Calm Technology y directora de investigación del Metagovernance Project . Consultora frecuente de diseño en muchas industrias, anteriormente fue becaria del Centro para Medios Cívicos del MIT y del Centro Berkman Klein para Internet y Sociedad de Harvard.
Cuando se trabaja profundamente dentro de una organización grande, puede parecer imposible lograr cambios.
Con miles de personas trabajando por separado en departamentos muy diferentes, a menudo en oficinas de todo el mundo, la mayoría de nosotros nos sentimos frustrados por los problemas organizacionales y sin esperanzas de que puedan cambiarse alguna vez.
Pero he descubierto que dentro de algunas de las organizaciones más grandes y exitosas ocurre todo lo contrario.
Cómo las organizaciones grandes adoptan memorandos para ayudar a lograr cambios
Alguien que conozco vio esto de primera mano durante una visita a una división de Amazon, una empresa con más de 1 millón de trabajadores. Los ejecutivos los invitaron a reunir varias ideas para mejorar nuevas divisiones de la empresa, pero en lugar de una presentación típica basada en diapositivas, se les pidió que crearan memorandos de dos páginas. Lo siguiente que dijeron fue sorprendente.
‘Seleccionaremos sus dos mejores propuestas’, les dijo el ejecutivo, ‘y podrán presentárselas directamente a Jeff’”.
Sí: Jeff, como en Bezos. Resulta que escribir y leer memos son parte integral de la gestión de Amazon .
Una de las ventajas organizativas de Amazon es una cultura que centra los Memos : propuestas detalladas, estructuradas y persuasivas compartidas dentro de una organización.
En 2004, al comienzo del crecimiento de Amazon hasta convertirse en un gigante de Internet, Bezos envió un correo electrónico a toda la empresa que prohibía el uso de PowerPoint en reuniones ejecutivas. En cambio, cada vez que se esperaba que presentaran una decisión gerencial importante, les exige a los ejecutivos que escriban un memorando detallado .
¿Qué es una nota?
A veces llamados simplemente Memos o Memorándum (según la institución), los Memos ofrecen claridad y precisión a la hora de comunicar problemas. Reducen la ambigüedad, fomentan la colaboración y se centran en los próximos pasos viables.
El formato Memo tiene un historial de generar resultados tangibles en grandes instituciones. Un miembro alistado del ejército estadounidense me habló recientemente de la importancia de los memorandos dentro de las fuerzas armadas, especialmente después del lanzamiento de la Revisión de la Junta de Políticas de las Fuerzas de Reserva , un asesor independiente que envía recomendaciones de políticas directamente al Secretario de Defensa .
Aunque junior en términos de estructura de mando (un oficial alistado por debajo de la clase de oficial), escribió dos memorandos que ascendieron por toda la cadena de mando. En particular, uno de estos memorandos describió formas de mejorar la forma en que se denuncia el acoso sexual dentro de las filas, para que las víctimas no se sientan tan aisladas. Después de un proceso de revisión de 12 meses, la propuesta se implementó, creando un cambio importante en una organización con casi 50.000 miembros.
Yo mismo he experimentado el poder de Memos. Un editor de Fast Company me dijo recientemente que mi ensayo sobre las luces LED, “ Por qué el color favorito de la tecnología nos hace a todos miserables ”, fue visto más de 2 millones de veces; Incluso tuve amigos que me enviaron el ensayo por mensaje de texto sin darse cuenta de que yo era el autor.
Varios años después de publicar una publicación en Medium sobre los problemas con las interfaces de pantalla táctil en los automóviles , varias empresas automotrices se comunicaron conmigo y me pidieron consejo sobre cómo implementar mis ideas.
Estos ensayos, que funcionaron de manera muy similar a los Memos, llevaron a una mayor conciencia de los problemas en el diseño de la tecnología e inspiraron cambios rastreables tanto en el diseño de las cabinas de los automóviles como en los accesorios de luz azul. Me di cuenta de que los artículos eran básicamente memorandos de “diseño”, desarrollados para los lectores de los medios de comunicación.
A veces, las organizaciones pueden tener sistemas que las hacen parecer abiertas a la retroalimentación, pero la retroalimentación no tiene forma de implementarse. Conceptos como buzones de sugerencias pueden estar presentes en empresas u organizaciones, pero solo transmiten la ilusión de permitir la entrada.
No todos los memorandos de todas las organizaciones son eficaces. La cultura de los memorandos requiere organizaciones que estén abiertas a aceptar la retroalimentación.
Igual de importante, si no más, es la calidad del Memo en sí. Los memorandos desvaríos o demasiado detallados tienden a ser ignorados, al igual que aquellos que no ofrecen soluciones concretas y viables.
Después de muchas discusiones sobre Memos, me di cuenta de que el enfoque no era tan conocido como debería, especialmente entre las organizaciones más nuevas. Pero, ¿qué hace que un Memo sea eficaz? ¿Y cómo puede alguien crear un documento breve que pueda afectar el cambio organizacional?
Componentes de una nota ideal
Los memorandos son herramientas de comunicación estructuradas que se utilizan para transmitir problemas, intenciones, fundamentos y soluciones. Los buenos memorandos ayudan a garantizar la claridad y la alineación entre los equipos y las partes interesadas al considerar cambios.
Dado que los Memos atienden a diversas partes interesadas, es fundamental que atraigan en varios niveles e incluyan estas cualidades:
- ETHOS : Resalta tu experiencia y razón de autoridad.
- PATHOS : Evoca emociones para una resonancia profunda.
- LOGOS : Ancla con hechos.
- ACCIÓN : Delinear pasos claros de implementación.
- CONTACTO : Comparta su función, breves antecedentes y cómo comunicarnos con usted para más consultas.
La brevedad también es clave. Los memorandos deben adaptarse a un contenido conciso pero impactante. Los memorandos que caben en dos páginas o menos son un rango objetivo ideal.
Esta misma publicación sigue aproximadamente esta estructura: comencé exponiendo mis credenciales, destaqué la frustración y la impotencia que sentimos la mayoría de nosotros en las grandes organizaciones, incluí estudios de casos que ofrecían una solución y luego esbocé un plan de acción para implementar ampliamente esa solución.
Una guía de 10 pasos para escribir un memorando exitoso
- ¡Pensar! Identifique un asunto o problema dentro de su organización que desee abordar.
- Piensen por qué existe este problema. Piensa profundamente e investiga el problema. ¿Por qué existe el problema? ¿De dónde vino? ¿Por qué? ¿Qué tipo de soluciones podrían ayudar a eliminar este problema? Trate de encontrar el verdadero núcleo del problema, no sólo la superficie del problema.
- Analizar las partes interesadas: ¿quiénes podrían apoyar u oponerse a una posible solución? ¿Qué ideas les importan? Mapeelos para considerar sus perspectivas.
- Elija una solución para proponer y estructurar el Memo. Los formatos comunes incluyen introducción, problema, solución y conclusión.
- Escribe una Introducción exponiendo brevemente el problema y la solución propuesta.
- En la sección Problema, describa el problema y su impacto en la organización en 1 a 3 párrafos.
- En la sección Solución, explique la solución propuesta en un párrafo.
- En la parte de Conclusión, resuma brevemente su memorando sin repetirlo todo.
- Considere los prejuicios y motivaciones de su audiencia. Por ejemplo, si sabe que una persona de alto nivel se preocupa por la eficiencia, modifique su Memo para apelar a esa iniciativa.
- Limite su Memo a dos páginas. La gente está ocupada. Los memorandos de diseño breves tienen muchas más posibilidades de ser leídos y aplicados.
Envío de memorandos dentro de grandes organizaciones
Si bien algunos memorandos tratan de cambiar el mundo, la mayoría de los memorandos tratan de cambios internos. Aquí es donde entra en juego el paso 3 del proceso anterior, “ Analizar a las partes interesadas”. Generalmente, querrá incorporar en el Memo la aceptación y los comentarios de su supervisor inmediato, para que se conviertan en defensores del mismo. Incluso puede incluir cartas de aprobación de las partes interesadas específicas en los archivos adjuntos del Memo, para que pueda ganar impulso entre las partes interesadas clave de la organización.
Una vez que haya publicado su Memo, es posible que no reciba respuesta por un tiempo, o nunca, hasta que el Memo realmente se implemente. Una vez más, a mi amiga militar le tomó uno o dos años para que sus Memos llegaran a esa etapa. «Los uso cuando algo es realmente importante y está bien si se mueven lentamente», como ella dice. Ella ha logrado grandes cambios de esta manera.
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Definitivamente deberías escribir Memos de Diseño por tu cuenta, pero si quieres ver algunos ejemplos de Memos exitosos, creé un sitio web que enumera algunos:
